Inbox Zero

O email é uma ótima ferramenta de comunicação e arquivo, mas se usado incorretamente pode trazer muita frustração e stress.

Eu já tive o problema de ter uma caixa de entrada cheia, perder emails e pior, perder prazos por não ter um sistema que lide com todo esse fluxo de informação.

Hoje eu tenho um sistema que vou descrever, mas eu piamente recomendo que usem o GMail por todas as suas capacidades e produtos anexos a ele (Agenda, Tasks, Drive).

Vamos ao passo-a-passo:

  • Anote os assuntos de newsletters que gostaria de receber (Esportes, Designs, Tecnologia, etc.)
  • Descadastre-se de todos os newsletters que assina hoje
  • Identifique o SPAM e marque como SPAM
  • Crie filtros para seus amigos irritantes que enviam emails motivacionais ou com mensagens que não adicionam valor a sua vida.
  • Crie duas pastas no seu email: 1 – ToDo 2 – Arquivo

Quando chegar um email verifique se ele é uma tarefa, informação para arquivo ou informação que precise aguardar mais detalhes.

  • Para Arquivo, arquive imediatamente.
  • Para Tarefas, insira no seu sistema de tarefas (Recomendo Google Tasks).
  • Para Aguardar, insira em sua agenda (Recomendo Google Agenda) um lembrete para recuperar a informação daquele email.

Para ficar por dentro de notícias, use o Google Reader e coloque em sua rotina para checar ele periodicamente, assim pode livrar sua caixa de entrada de 90% dos emails que são de notícias ou newsletters para consumo.

Abaixo um Fluxograma que explica melhor o sistema.

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